Die Mitarbeitendenvertretung (MAV) ist die Interessenvertretung der Arbeitnehmer:innen. Um ihre gesetzlichen Aufgaben nach dem MVG-EKD wahrnehmen zu können, erhält sie regelmäßig Zugang zu sensiblen Informationen. Dazu gehören beispielsweise Unterlagen zu Einstellungen, Eingruppierungen, Versetzungen, Kündigungen, Beschwerden, betrieblichen Eingliederungsverfahren (BEM) oder anderen Beteiligungsverfahren. Gerade deshalb stellt sich immer wieder die Frage: Wer darf eigentlich auf diese Daten zugreifen?
Alle ordentlichen MAV-Mitglieder haben die gleichen Rechte
Ein weit verbreiteter Irrtum in der Praxis lautet, dass ausschließlich die oder der Vorsitzende oder freigestellte MAV-Mitglieder Zugriff auf sämtliche Unterlagen der Mitarbeitendenvertretung haben dürfen. Das ist rechtlich nicht zutreffend.
Grundsätzlich haben alle ordentlichen Mitglieder der Mitarbeitendenvertretung die gleichen Rechte und Pflichten. Dazu gehört auch das Recht, auf die Unterlagen und Daten der MAV zuzugreifen, soweit dies zur Wahrnehmung ihrer gesetzlichen Aufgaben erforderlich ist. Eine Freistellung nach dem MVG-EKD dient lediglich dazu, einem MAV-Mitglied ausreichend Zeit für die Wahrnehmung seines Amtes zu verschaffen. Sie führt jedoch nicht zu einer Sonderstellung oder erweiterten Zugriffsrechten gegenüber den übrigen ordentlichen Mitgliedern.
Wer Mitglied der Mitarbeitendenvertretung ist, trägt gemeinsam Verantwortung für die Beschlüsse und die ordnungsgemäße Amtsführung. Deshalb müssen grundsätzlich auch alle Mitglieder die Möglichkeit haben, sich über laufende Verfahren und die erforderlichen Unterlagen zu informieren.
Ersatzmitglieder nur im Vertretungsfall
Anders verhält es sich bei Ersatzmitgliedern. Diese werden erst dann Teil der Mitarbeitendenvertretung, wenn sie ein verhindertes ordentliches Mitglied wirksam vertreten. Nur für diesen Zeitraum und nur soweit es für die Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist, dürfen sie auf die entsprechenden Unterlagen zugreifen. Ein dauerhafter oder uneingeschränkter Zugriff auf alle MAV-Daten besteht für Ersatzmitglieder nicht.
Wer darf keinen Zugriff erhalten?
Ebenso eindeutig ist geregelt, wer keinen Zugriff auf die vertraulichen Unterlagen der Mitarbeitendenvertretung haben darf. Dazu gehören insbesondere:
- der Dienstgeber,
- die Personalabteilung,
- Vorgesetzte,
- andere Arbeitnehmer:innen,
- ehemalige MAV-Mitglieder sowie
- externe Personen ohne entsprechende gesetzliche Grundlage.
Auch wenn elektronische Systeme von der IT-Abteilung betreut werden, bedeutet dies nicht, dass Administratorinnen oder Administratoren die Inhalte der MAV-Dateien einsehen dürfen. Der Dienstgeber ist vielmehr verpflichtet, durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen sicherzustellen, dass vertrauliche MAV-Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.
Vertraulichkeit schafft Vertrauen
Die Mitglieder der Mitarbeitendenvertretung unterliegen nach dem MVG-EKD einer besonderen Verschwiegenheitspflicht. Ergänzend gelten die Vorschriften des Datenschutzgesetzes der EKD (DSG-EKD). Kolleg:innen müssen darauf vertrauen können, dass persönliche Informationen ausschließlich für die gesetzlich vorgesehenen Aufgaben der Mitarbeitendenvertretung verwendet und nicht an Unbefugte weitergegeben werden.
Praxistipp für digitale MAV-Arbeit
Viele Mitarbeitendenvertretungen arbeiten heute mit digitalen Akten oder gemeinsamen Dateiablagen. Hier lohnt sich ein genauer Blick auf die eingerichteten Berechtigungen. Es kommt immer wieder vor, dass lediglich freigestellte MAV-Mitglieder Zugriff auf sämtliche Unterlagen erhalten, während nicht freigestellte Mitglieder ausgeschlossen werden. Eine solche Beschränkung ist regelmäßig nicht gerechtfertigt.
Sinnvoll ist ein Berechtigungskonzept, das allen ordentlichen MAV-Mitgliedern den erforderlichen Zugriff ermöglicht und gleichzeitig verhindert, dass Personen außerhalb der Mitarbeitendenvertretung Einsicht in vertrauliche Unterlagen erhalten. So werden sowohl die Arbeitsfähigkeit der MAV als auch die datenschutzrechtlichen Anforderungen gewährleistet.
Fazit
Die Mitarbeitendenvertretung arbeitet als Kollegialorgan. Deshalb haben alle ordentlichen MAV-Mitglieder – unabhängig davon, ob sie freigestellt sind oder nicht – grundsätzlich die gleichen Informations- und Zugriffsrechte, soweit diese für die Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben erforderlich sind. Entscheidend ist nicht die Freistellung, sondern das gewählte Amt. Gleichzeitig sind alle Mitglieder verpflichtet, mit den ihnen anvertrauten Daten verantwortungsvoll umzugehen und die Vertraulichkeit jederzeit zu wahren. Nur so kann das Vertrauen der Beschäftigten in ihre Mitarbeitendenvertretung dauerhaft gesichert werden.
